Das integrierte Auditprogramm. Strategisches Werkzeug zur Optimierung von Managementsystemen.

Die Anforderungen an Unternehmen und Organisationen wachsen stetig. Neben der Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen müssen sie auch ökologische Verantwortung übernehmen, die Sicherheit und Gesundheit ihrer Mitarbeitenden gewährleisten und ihre Energieeffizienz verbessern. Ein integriertes Managementsystem (IMS) vereint all diese Aspekte und bietet Unternehmen die Möglichkeit, mehrere Managementstandards wie ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 und ISO 50001 in einem einzigen System zu bündeln. Doch wie können Unternehmen sicherstellen, dass ihr IMS effektiv funktioniert? Der Schlüssel liegt in einem durchdachten und gut organisierten Auditprogramm für integrierte Systemaudits.

Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, das verschiedene Audits für jeden einzelnen Managementsystemstandard durchführt. Die Abteilungen sind überlastet, Informationen werden mehrfach geprüft, und das Gesamtbild bleibt unklar.

Unternehmen, die ein integriertes Auditprogramm erfolgreich umsetzen, profitieren hingegen in mehrfacher Hinsicht:

• Effizienzgewinne: Durch die Bündelung von Audits werden Zeit und Ressourcen gespart.
• Höhere Wirksamkeit: Risiken und Verbesserungspotenziale werden systematisch und umfassend identifiziert.
• Stärkung der Compliance: Die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Vorgaben wird nachhaltig sichergestellt.
• Mehr Transparenz: Die Ergebnisse der Audits liefern der Führungsebene wertvolle Einblicke in die Leistungsfähigkeit des Unternehmens.

Die Entwicklung eines integrierten Auditprogramms erfordert eine gründliche Analyse der spezifischen Anforderungen des Unternehmens. Dabei sind die folgenden Aspekte wichtig:

Das Auditprogramm sollte die strategischen Ziele des Unternehmens unterstützen. Möchte die Organisation Risiken minimieren, Compliance sicherstellen oder gezielt Effizienzpotenziale heben? Die Zielsetzungen sollten spezifisch und messbar sein. Größe, Internationalität und Struktur der Organisation sind entscheidende Faktoren. Ein multinationales Unternehmen mit zahlreichen Standorten benötigt ein komplexeres Programm als ein regional tätiges Unternehmen.  Themen und Prozesse mit hohem Risiko oder geringer Stabilität sollten priorisiert werden. Dies gilt insbesondere für ausgelagerte Prozesse oder komplexe Lieferketten.

Die Planung ist das Herzstück jedes Auditprogramms. Sie legt den Rahmen für die späteren Audits fest und entscheidet maßgeblich über deren Erfolg. Zu den wichtigsten Überlegungen gehören:

Welche Managementsysteme werden integriert? Die Normen der ISO-Familie, wie die ISO 9001, ISO 14001 oder ISO 45001, teilen viele gemeinsame Elemente, insbesondere die sogenannte High Level Structure (HLS). Diese gemeinsame Struktur erleichtert die Integration verschiedener Managementsysteme. Dennoch hat jedes System spezifische Anforderungen, die individuell berücksichtigt werden müssen.

Auditmethoden: Vor-Ort, Remote oder Hybrid? Moderne Technologien bieten die Möglichkeit, Audits vor Ort, remote oder in einer hybriden Form durchzuführen. Diese Flexibilität ermöglicht es, Kosten zu sparen, Reisezeiten zu reduzieren und die Auditplanung insgesamt effizienter zu gestalten. Remote-Audits können insbesondere dann von Vorteil sein, wenn geografisch verteilte Standorte überprüft werden müssen oder wenn die aktuellen Umstände, wie beispielsweise eine Pandemie, physische Besuche erschweren.

Auditfrequenz und Stichprobengröße. Nicht jedes Managementsystem oder jeder Standort muss zwangsläufig jährlich auditiert werden. Eine geschickte und auf Risiko- sowie Leistungsanalysen basierende Auswahl der zu auditierenden Einheiten kann die Effizienz erhöhen und gleichzeitig sicherstellen, dass die Audits wirksam bleiben.

Ressourcenplanung. Die Ressourcenplanung umfasst die Verfügbarkeit qualifizierter Auditoren, ausreichende Zeitfenster für die Durchführung der Audits und die Bereitstellung technischer Hilfsmittel. In spezialisierten Bereichen wie dem Arbeitsschutz oder der Energieeffizienz kann es zudem sinnvoll sein, externe Experten hinzuzuziehen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Aspekte gründlich bewertet werden.

Durch eine sorgfältige Planung können Sie sicherstellen, dass Ihre Audits effektiv und effizient durchgeführt werden und letztlich zur kontinuierlichen Verbesserung der Managementsysteme beitragen.

Ein Auditprogramm ist nur so gut wie die Menschen, die es durchführen. Die Auswahl und die Schulung der Auditoren spielen daher eine zentrale Rolle: Auditoren sollten nicht nur die Anforderungen der Normen kennen, sondern auch ein tiefes Verständnis für die Prozesse und Risiken des Unternehmens haben. Um Interessenkonflikte zu vermeiden, sollten interne Auditoren keine eigenen Verantwortlichkeiten in den zu prüfenden Bereichen haben.

Bei größeren oder komplexen Audits arbeitet oft ein Team von Auditoren zusammen. Dabei sind klare Zuständigkeiten und eine gute Kommunikation unerlässlich.

Auch technologische Unterstützung ist heute unverzichtbar. Digitale Tools erleichtern nicht nur die Dokumentation, sondern ermöglichen auch die Durchführung von Remote-Audits. Besonders für Organisationen mit weit verteilten Standorten bieten hybride Ansätze – eine Kombination aus Vor-Ort- und Remote-Audits – große Vorteile. Sie sparen Zeit und Kosten und erlauben gleichzeitig einen direkten Einblick in kritische Prozesse.

Eine weitere Herausforderung ist die effiziente Koordination der Audittermine. Wenn ein Audit an mehreren Standorten durchgeführt wird, muss sichergestellt sein, dass die Auditoren die notwendigen Informationen rechtzeitig erhalten. Hier zeigt sich, wie wichtig ein zentraler Ansprechpartner für das Auditprogramm ist. Diese Person – oft als Auditprogrammverantwortlicher bezeichnet – ist nicht nur für die Koordination zuständig, sondern auch dafür, dass das Programm regelmäßig überprüft und bei Bedarf, z.B. bei veränderten Rahmenbedingungen oder neue Normanforderungen, angepasst wird.

Ein Auditprogramm steht und fällt mit seiner Umsetzung. Jedes einzelne Audit sollte sorgfältig vorbereitet werden. Dazu gehört nicht nur die Auswahl geeigneter Auditoren und Methoden, sondern auch die Definition klarer Ziele. In der Praxis bedeutet dies, dass die Prüfungen auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten werden. Ein Produktionsstandort benötigt andere Schwerpunkte als ein Verwaltungsstandort.

Wichtig ist auch, dass die Audits nicht nur Defizite aufdecken, sondern aktiv zur Verbesserung beitragen. Ein gut durchgeführtes Audit liefert wertvolle Erkenntnisse, die direkt in die Unternehmensstrategie einfließen können. Aus den Auditfeststellungen sollten konkrete Maßnahmen abgeleitet werden, um Schwachstellen zu beheben oder Verbesserungen zu erzielen.

Doch diese Erkenntnisse müssen verständlich aufbereitet werden. Ein überladenes Auditprotokoll, das in einer Schublade verschwindet, hilft niemandem. Stattdessen sollten die Ergebnisse so präsentiert werden, dass sie für alle relevanten Stakeholder nachvollziehbar und umsetzbar sind.

Ein Auditprogramm darf nie als statisches System betrachtet werden. Es muss sich ständig weiterentwickeln. Veränderungen im rechtlichen Umfeld, neue Technologien oder geänderte Unternehmensziele erfordern regelmäßige Anpassungen. Auch die Ergebnisse der Audits selbst bieten oft Hinweise darauf, wie das Programm verbessert werden kann.

Ein besonders effektiver Ansatz ist die Einbindung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP). Dieser Ansatz stellt sicher, dass das Auditprogramm nicht nur aktuelle Anforderungen erfüllt, sondern auch zukünftige Herausforderungen proaktiv angeht. Unternehmen, die dies erfolgreich umsetzen, können ihr Managementsystem langfristig stärken und ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern.

Ein Auditprogramm für integrierte Managementsysteme ist weit mehr als ein Mittel zur Einhaltung von Standards. Es ist ein strategisches Werkzeug, das Unternehmen hilft, ihre Prozesse zu optimieren, Risiken zu minimieren und ihre Ziele effizient zu erreichen. Doch der Erfolg eines solchen Programms hängt von vielen Faktoren ab – von der sorgfältigen Planung über die Auswahl qualifizierter Auditoren bis hin zur konsequenten Umsetzung und Nachbereitung.

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• Beauftragter für integrierte Managementsysteme (TÜV)
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