Mehr Effizienz und Transparenz durch digitales Dokumentenmanagement.

Zunehmende Digitalisierung in der modernen Geschäftswelt bietet zahlreiche Möglichkeiten, um Prozesse innerhalb von Organisationen effizienter und benutzerfreundlicher zu gestalten. 

Besonders im Bereich des Qualitätsmanagements (QM) eröffnet die Digitalisierung neue Wege, die Dokumentenverwaltung zu optimieren und Abläufe zu automatisieren. Insbesondere zertifizierte Organisationen, profitieren maßgeblich von der Implementierung einer Dokumentenmanagementsoftware (DMS), die den Verwaltungsaufwand reduziert und gleichzeitig die Anforderungen interner und externer Interessensgruppen erfüllt.

Dieser Blogbeitrag widmet sich der Digitalisierung des Dokumentenmanagements und zeigt auf, wie geeignete Dokumentenmanagementsoftware (DMS) dazu beitragen kann, QM-Systeme wirksam zu unterstützen. Im Folgenden werden die wesentlichen Funktionen einer DMS und die Auswahlkriterien für die passende Software beschrieben.

Laden Sie sich auch die praktische Checkliste herunter, die Sie bei der Auswahl einer DMS maßgeblich unterstützen kann.

Allgemein wird in der QM-Dokumentation von Organisationen auf weiterführende Dokumente verwiesen, z. B. Normen, Richtlinien, Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen, Formulare, Aufzeichnungen oder Auftrags- und Projektdokumente.

Insbesondere zertifizierte Organisationen – beispielsweise nach der DIN EN ISO 9001 – verfügen über eine Vielzahl von Dokumenten und Aufzeichnungen, die es zu lenken und zu verwalten gilt. Das führt meist zu einem erheblichen Verwaltungsaufwand und stellt Qualitätsmanager und weitere beauftragte Mitarbeitende in der Praxis vor eine große Herausforderung. Eine Dokumentenmanagementsoftware (DMS) kann hier Abhilfe schaffen und unterstützt Organisationen bei der Erfüllung ihrer Qualitätsziele.

Das Managen von Dokumenten bedeutet, die unterschiedlichen Dokumente und deren Querverweise effizient und praxistauglich zu lenken. Unter einem Dokumentenmanagementsystem versteht man Lösungen mit Verwaltungsfunktionen für die enorm wachsenden Dokumentenbestände. Wesentliche Eigenschaften sind hier:

Eine DMS bedient sich in der Regel eines Datenbanksystems. Darauf aufbauend wird ein Recherche-System verwendet, wobei über Metadaten auf ein Dokument zugegriffen wird. Es stehen beliebige Felder für Recherchen zur Verfügung wie z. B. Dokumentenname und -nummer, Abteilung, Bearbeiter, Vorgang usw.

Im Gegensatz zum herkömmlichen Dateisystem lässt sich beispielsweise eine Checkliste für eine bestimmte Prüfung in einem Bereich sowohl über den Suchbegriff „Bereich“ als auch über „Prüfung“ finden, ohne diese doppelt abspeichern zu müssen.

In der Software integriert befindet sich in der Regel schon ein vorkonfigurierter automatisierter Dokumentenlenkungs-Workflow zur Erstellung, Prüfung, Freigabe, Kenntnisnahme und Verteilung von Dokumenten.

Einige der wichtigen Funktionen einer DMS sollen im Folgenden etwas ausführlicher beleuchtet werden.

Mitarbeiter in Organisationen verbringen inzwischen einen nicht unerheblichen Teil ihrer Arbeitszeit mit der Informationssuche. DMS verwalten alle wichtigen Unternehmensdokumente, und damit vorhandenes Wissen und relevante Informationen, zentral an einem Ort. Durch die webbasierte Anwendung einer DMS können Mitarbeitende jederzeit auf alle digitalen Dokumente standortunabhängig zugreifen. Vielfältige Schnittstellen ermöglichen dabei einen schnellen und zuverlässigen Datenaustausch. Das schafft Akzeptanz bei Personal und Führungskräften.

Neben der Dokumentenverwaltung besitzt eine DMS umfangreiche Funktionalitäten zur Dokumentenlenkung. Mit einem automatisierten Freigabe- und Lenkungsprozess (Dokumenten-Workflow) kann festgelegt werden, wie ein Dokument durch die Organisation geleitet wird. Den Mitarbeitenden können hier bestimmte Rollen zugewiesen werden - beispielsweise erstellende, bearbeitende, prüfende oder freigebende Person.

Welcher Dokumenten-Typ mit welchem Workflow ausgestattet werden soll, kann in einer DMS individuell bestimmt werden. Eine Verfahrensanweisung oder Arbeitsanweisung folgt unter Umständen einem anderen Lenkungsprozess als ein Formular oder eine Checkliste. Die Dokumenten-Workflows sind in der Regel frei konfigurierbar, um den Bedürfnissen und Anforderungen der Organisation – auch nach Normen und sonstigen Regelwerken – gerecht zu werden.

Anfallende Aufgaben werden in der Software automatisch generiert und an die in der Software hinterlegten Verantwortlichen verteilt. Um die Gültigkeit von Dokumenten zu überprüfen, können Wiedervorlagen definiert werden. Hiermit kann gewährleistet werden, dass die Dokumente immer auf dem neuesten Stand bleiben.

Auch die Bearbeitung von bestehenden Dokumenten kann erheblich vereinfacht werden. Während der Überarbeitung aktiver Dokumente wird den Mitarbeitenden weiterhin der bisher gültige Revisionsstand angezeigt. Entwürfe sind für die Mitarbeiter nicht einsehbar, sodass nur die freigegebenen Dokumente (z. B. Arbeits- oder Prüfanweisungen) im operativen Umfeld vorliegen.

Über eine DMS kann besser sichergestellt werden, dass ausschließlich mit der aktuellen Version eines Dokumentes gearbeitet wird. Eine versehentliche Verwendung veralteter Dokumente wird somit verhindert.

Mit Hilfe einer automatischen Vergabe von Revisionsnummern kann eine DMS für eine leichter zurückverfolgbare QM-Dokumentation sorgen. Zusätzlich kann man in einer Vergleichsansicht verschiedene Revisionen gegenüberstellen und vergleichen. Somit können Mitarbeitende Überarbeitungen wesentlich schneller erfassen und prüfen. Alte Revisionsstände werden von der DMS abgespeichert und in einer Dokumenten-Historie (Archiv) abgelegt.

Mit einer DMS können alle erforderlichen Zugriffs-, Bearbeitungs-, und Freigaberechte individuell festgelegt und organisiert werden. Dabei kann man auswählen, ob die Benutzer nach Bereichen oder verschiedenen Gruppen (z. B. nach Abteilungen, Projekten, etc.) klassifiziert werden.

Eine DMS verfügt in der Regel über eine datenbankbasierte Metadatenverwaltung. Mittels einer integrierten Volltextsuche können Nutzer schnell genau die Dokumente finden, die sie suchen und benötigen. Die DMS durchsucht dabei sowohl die Metadaten als auch die Inhalte der Dokumente, auf die Mitarbeitende Zugriffsrechte besitzen. Über die Eingabe eines oder mehrerer Begriffe zeigt die DMS die Treffer an. Erweiterte Suchfunktionalitäten helfen Anwendern, die Ergebnisliste weiter zu präzisieren.

Wenn ein neues oder geändertes Dokument freigegeben wurde, werden alle betreffenden Anwender automatisch über die Änderungen informiert. Auch eine Sofortverteilung von Dokumenten an bestimmte Empfänger, zum Beispiel an neu eingestellte Mitarbeitende oder externe Parteien, ist möglich. Diese erhalten automatisiert eine Leseaufgabe in der DMS und per E-Mail.

Hat der Empfänger das an ihn verteilte Dokument zur Kenntnis genommen, kann er dies mit einer dokumentierten Lesebestätigung abschließen. Dadurch kann die Organisation jederzeit nachvollziehen, welcher Empfänger ein Dokument gelesen hat. Manche Software-Anbieter ermöglichen es, dass zusätzlich zur einfachen Lesebestätigung für ein Dokument ein Prüf- bzw. Fragenkatalog hinterlegt wird, der von den Empfängern korrekt beantwortet werden muss. Hiermit wird gewährleistet, dass das Dokument nicht nur erhalten, sondern auch sorgfältig gelesen und verstanden wurde.

Die Bandbreite von Softwarelösungen zum Dokumentenmanagement ist groß und sie setzen oft auch unterschiedliche Schwerpunkte. So steht bei manchen Applikationen die Dokumentenlenkung im Vordergrund, während sich andere Anbieter auf das Prozessmanagement fokussieren. Oft finden sich auch integrierte Lösungen, die dann auch die Dokumentationsanforderungen zum Risiko-, Audit- und Maßnahmenmanagement berücksichtigen.

Die Preise variieren hier je nach Anbieter und Lizenzmodell durchaus erheblich und reichen von einfachen Einzelplatzlösungen bis zu komplexen und hochpreisigen Netzwerklösungen. 

Die Integration einer DMS mit ERP- oder CRM-Systemen kann den Nutzen einer DMS dann noch erheblich steigern.

Bei der Auswahl einer geeigneten Dokumentenmanagementsoftware gibt es mehrere entscheidende Faktoren zu beachten. Hier sind einige wichtige Überlegungen, die Ihnen bei der Suche nach der richtigen DMS-Lösung helfen können:

Identifizieren Sie die Probleme der QM-Dokumentation in Ihrer Organisation (z. B. Prozesse nicht anschaulich, verknüpfte Dokumente nicht aktualisiert, versioniert, veröffentlicht, etc.)

Legen Sie die Ziele fest, die mit der anzuschaffenden Software erreicht werden sollen (z. B. Prozesse visualisieren, Versionierung vereinfachen, Dokumente leichter zugänglich machen, etc.)

Dokumentenmanagementsoftware vs. Prozessmanagementsoftware: In Abhängigkeit von den spezifischen Zielen kann sich eine Organisation für eine oder mehrere Softwaregattungen entscheiden. Hier ist es wichtig zu erkennen, dass Softwarelösungen selten alle Anforderungen an die QM-Dokumentation erfüllen können.

Selektieren und gewichten Sie die für Ihre Organisation relevanten Anforderungen/Kriterien (siehe Checkliste am Ende dieses Beitrags). 

Vergleichen Sie die Ihnen angebotenen Softwareprodukte mit dem eigenen Kriterienkatalog. Bevor Sie sich für eine DMS entscheiden, testen Sie sie gründlich, um sicherzustellen, dass sie Ihren Anforderungen entspricht und wählen Sie dann das Produkt aus.

Begutachten Sie das gewählte Produkt im Life-Einsatz. Achten Sie darauf, dass die DMS benutzer-freundlich ist und die Mitarbeiter alle für sie relevanten Funktionen problemlos nutzen können. Stellen Sie auch sicher, dass die Software mit bestehenden Programmen und Systemen kompatibel ist, um reibungslose Abläufe zu gewährleisten.

Die Implementierung einer Dokumentenmanagementsoftware stellt für viele Organisationen einen entscheidenden Schritt zur Effizienzsteigerung und Qualitätsverbesserung dar. Ein zentraler Vorteil liegt in der strukturierten und automatisierten Dokumentenlenkung, die den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert und den Usern ermöglicht, schneller und gezielter auf relevante Informationen zuzugreifen.

Zudem gewährleistet eine DMS die Einhaltung aktueller Normen und Regelwerke, indem beispielsweise nur die aktuellen Dokumentenversionen zugänglich gemacht werden.

Bei der Auswahl der geeigneten Software ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen und Ziele der Organisation zu identifizieren und die verschiedenen Softwarelösungen daraufhin zu prüfen. Gründliche Testphasen, vorab und im tatsächlichen Betrieb, sind essenziell, um sicherzustellen, dass die gewünschte Flexibilität, Benutzerfreundlichkeit und Integration in bestehende Systeme gegeben ist. 

Insgesamt bietet die Digitalisierung des Dokumentenmanagements mit den richtigen Tools eine wertvolle Unterstützung bei der Erreichung der Qualitätsziele und der fortlaufenden Verbesserung der betrieblichen Prozesse

Wir haben für Sie eine Checkliste für die Auswahl einer Dokumentenmanagementsoftware zusammengestellt, die Ihnen helfen soll, die für Ihre Organisation relevanten Anforderungen bzw. Kriterien zu erkennen, zu selektieren und zu gewichten. Diese steht hier zum Download für Sie bereit.

Jetzt Checkliste für die Auswahl einer Dokumentenmanagementsoftware herunterladen.

Qualitätsmanagement-Dokumentation ist ein wesentlicher Bestandteil jedes erfolgreichen Unternehmens. Sie stellt sicher, dass Prozesse standardisiert, nachvollziehbar und überprüfbar sind. Ohne eine ordnungsgemäße Dokumentation könnten wichtige Informationen verloren gehen, was zu ineffizienten Arbeitsabläufen und Qualitätsmängeln führen kann.

Im Seminar "QM-Dokumentation – knapp, verständlich, normenkonform" lernen sie eine schlanke QM-Dokumentation aufzubauen, die dennoch allen Anforderungen gerecht wird.