Auditor und Umweltmanager im Audit-Gespräch

Wie Sie das Beste aus Ihren internen Umweltaudits herausholen.

Ein internes Umweltaudit ist ein wesentliches Element von Umweltmanagementsystemen. Es dient als systematische und unabhängige Untersuchung der Umweltmanagementpraktiken eines Unternehmens und soll sicherzustellen, dass die Anforderungen der DIN EN ISO 14001 oder EMAS erfüllt und definierte Umweltziele eingehalten werden. Gleichzeitig deckt das interne Umweltaudit Schwachstellen und Verbesserungspotenziale auf und trägt damit zur fortlaufenden Verbesserung, zur Steigerung der Umweltleistung und zur Verringerung von Umweltrisiken bei. 

Intern bedeutet in diesem Zusammenhang, dass das Audit von Mitarbeitenden durchgeführt wird, die nicht unmittelbar in den auditierten Prozessen involviert sind. Diese Aufgabe kann auch an externe Dienstleister übertragen werden.

Relevante Normen im Rahmen eines internen Umweltaudits.

Die Durchführung von internen Umweltaudits ist eine Normforderung der ISO 14001. Die Norm verlangt u.a., dass diese in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden. Die ISO 19011 liefert Anleitungen zur Umsetzung von internen Audits. Es ist keine Pflicht, die ISO 19011 anzuwenden. In der Praxis hat sie sich als Grundlage jedoch etabliert. 

Die Phasen eines internen Umweltaudits.

Die Umsetzung eines Audits lässt sich zeitlich wie inhaltlich in drei verschiedene Phasen einteilen:

  • Phase 1: Vorbereitung
  • Phase 2: Durchführung
  • Phase 3: Nachbereitung

Phase 1: Vorbereitung.

Die Phase 1 besteht im Wesentlichen aus der organisatorischen, inhaltlichen und zeitlichen Vorbereitung des Audits. Mit einer guten Planung stellen Sie sicher, dass das interne Umweltaudit reibungslos und effektiv abläuft. 

Organisatorische Planung.

  • Definieren Sie klar, welches Ziel mit dem Audit verfolgt werden soll, z.B. die Bewertung der Konformität mit Umweltauflagen beim betrieblichen Abfallmanagement, die Identifizierung von Umweltrisiken beim Umgang mit Chemikalien oder die Überprüfung von Umweltaspekten im Rahmen der Lieferkette.
  • Erstellung eines detaillierten Auditplans, der den Umfang des Audits, die zu prüfenden Standorte oder Abteilungen und den zeitlichen Ablauf festlegt.
  • Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Ressourcen wie Checklisten, Prüfungsunterlagen und Zugriff auf Dokumentationen verfügbar sind. 

Inhaltliche Planung.

  • Schauen Sie sich die Protokolle vorangegangener Umweltaudits an und holen Sie sich, falls erforderlich, weitere Informationen über den zu auditierenden Bereich ein.
  • Die ISO 19011 schlägt folgende Dokumente vor: Checklisten, Auditprobenahmepläne sowie Formblätter zur Aufzeichnung von Informationen. 
  • Achten Sie darauf, dass Ihre Audithilfen und Fragelisten kurz und übersichtlich sind. Überdimensionierte Checklisten bergen die Gefahr, dass Sie im Audit das Wesentliche aus den Augen verlieren. 

Zeitliche Planung.

  • Nehmen Sie mit dem zu auditierenden Bereich frühzeitig Kontakt auf, um Termine abzustimmen und ausreichend Zeit für eine Vorbereitung auf das Auditgespräch zu gewähren.
  • Die Auswahl des richtigen Zeitpunkts für das Audit ist entscheidend. Planen Sie so, dass es nicht in betriebskritischen Zeiten stattfindet und genügend Zeit für die Durchführung bleibt.
  • Planen Sie Pufferzeiten sein, um auf unerwartete Verzögerungen oder längere Diskussionen während des Audits vorbereitet zu sein. Berücksichtigen Sie auch die Weg- und Dokumentationszeiten.
  • Als ungefähre zeitliche Größe gilt: nicht weniger als eine Stunde, nicht mehr als zwei Stunden für einen Bereich einkalkulieren.
  • Nach dem Abschluss des Audits ist Zeit für die Berichterstellung und die Festlegung von Maßnahmen erforderlich. Beziehen Sie das von Anfang an in Ihre zeitliche Planung ein.

Phase 2: Durchführung.

Mit der Durchführung des Audits geht es in die heiße Phase, denn Sie als interner Auditor haben nun eine Reihe von komplexen Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen: 

  • Sie müssen fachlich sattelfest ein. Es gilt, relevante Themen, die vor Ort aufkommen, wahrnehmen und bewerten zu können. Darüber hinaus müssen Sie Ihre Bewertung mit Nachweisen verifizieren und dokumentieren.
  • Machen Sie sich aber auch bewusst, dass neben der Verifizierung der Fokus bei der Auditdurchführung auf der Atmosphäre liegt. Dazu sind soziale und kommunikative Kompetenzen gefragt. Schaffen Sie eine offene und angenehme Gesprächsatmosphäre. Seien Sie präsent, nehmen Sie mit allen Sinnen wahr, was Ihr Ansprechpartner Ihnen im Audit mitteilt. 
  • Hören Sie vor allen Dingen aktiv zu und verstecken Sie sich nicht hinter Ihren Checklisten. Sie brauchen Einfühlungsvermögen dafür, an welchen Stellen Sie Gespräche laufen lassen, wo Sie bremsen und wo Sie hartnäckig nachbohren sollten.
  • Um gute Auditergebnisse erzielen zu können, brauchen Sie zusätzlich Führungskompetenz. Wenn Sie souverän durch das Audit leiten, wird sich Ihr Gesprächspartner sicher fühlen, was sich positiv auf eine offene Gesprächsführung auswirkt. Gestalten Sie einen atmosphärisch guten Rahmen: durch eine freundliche, anerkennende und authentische Haltung, durch Klarheit und eine sichere Führung.
  • Gehen Sie planvoll und strukturiert vor, um einen freien Kopf im Audit zu behalten. Bereiten Sie sich bereits im Vorfeld mental auf das Audit vor, indem Sie sich gedanklich auf mögliche Fallstricke einstellen. So bleiben Sie bei eventuellen Stolperfallen im Audit dennoch sicher.
Video mit Umweltexpertin Nicole VormannVideo mit Umweltexpertin Nicole Vormann

Phase 3: Auditnachbereitung.

Zur Nachbereitung des internen Umweltaudits erstellt der Auditor einen Auditbericht, um die Auditergebnisse festzuhalten und mit allen Beteiligten abzustimmen. Der Auditbericht stellt die Grundlage für die Implementierung der Korrekturmaßnahmen dar.  

Was laut DIN EN ISO 19011 im Auditbericht dokumentiert werden sollte.

  • Auditziel
  • Auditumfang
  • Auditauftraggeber
  • Auditteam
  • Termin und Ort
  • Auditkriterien
  • Auditfeststellungen
  • Auditnachweise
  • Angaben darüber, in welchem Umfang die Auditkriterien erfüllt wurden

Obwohl Sie als Auditor den Umfang des Auditberichtes frei gestalten können, ist es dennoch sinnvoll sich an den Vorschlägen der Norm zu orientieren. Dadurch können Sie gewährleisten, dass die Ergebnisse nachvollzogen werden können. Die Nachvollziehbarkeit ist essenziell, da der Auditbericht die Grundlage für die Implementierung der Korrekturmaßnahmen darstellt. 

Tipps für die Erstellung des Auditberichts.

  • Halten Sie bei der Berichterstellung Ihre Zielgruppe – Geschäftsführung und auditierte Bereiche – im Blick. Diese sind in der Regel keine Managementsystem- oder Norm-Experten.
  • Verwenden Sie eine klare und einfache Sprache, die für Ihr Publikum leicht verständlich ist. Vermeiden Sie unnötige Fachbegriffe und Abkürzungen. Wenn Sie spezifische Begriffe verwenden müssen, erklären Sie diese.
  • Ihr Bericht sollte objektiv und sachlich sein. Vermeiden Sie subjektive Werturteile und konzentrieren Sie sich auf nachprüfbare Fakten.
  • Formulieren Sie kurze und prägnante Sätze. Vermeiden Sie lange Schachtelsätze, da sie die Verständlichkeit beeinträchtigen.
  • Stützen Sie Ihre Feststellungen und Empfehlungen auf klare Beweise und Nachweise. Verweisen Sie auf Dokumente, Aufzeichnungen oder Interviews, die Ihre Schlussfolgerungen unterstützen. Begründen Sie Ihre Feststellungen und Empfehlungen mit Fakten und Daten. Zeigen Sie, wie Sie zu Ihren Schlussfolgerungen gelangt sind.
  • Wenn Sie Empfehlungen aussprechen, stellen Sie sicher, dass sie konkret und umsetzbar sind. Geben Sie an, wer für die Umsetzung verantwortlich ist und bis wann die Maßnahmen ergriffen werden sollten.
  • Schließen Sie Ihren Bericht mit einer klaren Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse und Schlussfolgerungen ab. Dies hilft den Lesern, die Hauptpunkte auf einen Blick zu erfassen.
  • Stellen Sie im Auditbericht neben Nichtkonformitäten und Optimierungsmöglichkeiten auch Positives heraus. Möglicherweise lässt sich dieses als Best Practice-Beispiel in Unternehmen ausrollen. Darüber hinaus tragen Sie damit auch zu einer besseren Fehlerkultur im Unternehmen bei.
  • Ungefähre Richtschnur für den zeitlichen Aufwand: Planen Sie pro Audittag einen Tag zur Nachbereitung ein. 

Fazit.

Interne Umweltaudits sind ein wichtiges Tool, um die Wirksamkeit eines Umweltmanagementsystems nach DIN EN ISO 14001 oder EMAS zu überprüfen und Optimierungspotenziale im Unternehmen zu erkennen. Es ist wichtig, in den verschiedenen Auditphasen den Fokus auf die jeweils entscheidenden Aspekte zu legen.

In der Planungsphase eines Audits liegt der Schwerpunkt auf der inhaltlichen Ausrichtung, der Organisation und dem Zeitmanagement. Bei der Durchführung des Umweltaudits sollten vor allen Dingen die Kommunikation und die Atmosphäre stimmen. Besonders wichtige ist es, die vom Auditierten erhaltenen Informationen einzuordnen und zu überprüfen. Bei der Auditnachbereitung kommt es auf die Erstellung eines aussagekräftigen Berichts an, der die Auditergebnisse und Schlussfolgerungen strukturiert, knapp aber gut nachvollziehbar dokumentiert.

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