Wenn der Jahresplan nicht mehr reicht: Wie Sie Ihr Audit mit agilen Methoden zukunftsfähig machen.

Die VUKA-Welt ist für Unternehmen längst Alltag. Doch während sich Strategien und Prozesse anpassen, hinkt eine entscheidende Funktion oft hinterher: das interne Audit. Ein klassischer, starrer Jahresplan ist oft nicht mehr in der Lage, den wahren Wert eines Audits zu entfalten, nämlich zeitnahe und relevante Impulse für die Unternehmensentwicklung zu liefern.

Die Antwort liegt im agilen Auditieren. Dieser Ansatz macht Schluss mit trägen Zyklen und stellt den strategischen Mehrwert in den Mittelpunkt. Es geht darum, die DIN EN ISO 19011, den Leitfaden für die Auditierung von Managementsystemen, nicht als starres Korsett, sondern als flexiblen Rahmen zu nutzen, um Audits intelligenter, kollaborativer und wirkungsvoller zu gestalten.

Der agile Ansatz, ursprünglich in der Softwareentwicklung geprägt, basiert auf Werten wie Flexibilität, Zusammenarbeit und schnellen Feedbackzyklen. Für das Auditmanagement bedeutet die Übertragung dieser Prinzipien einen fundamentalen Perspektivwechsel – weg von der reinen Kontrolle, hin zur aktiven Wertschöpfung.

Dieser Wandel manifestiert sich in drei Kerngedanken:

• Fokus auf Wertschöpfung statt auf starrer Planerfüllung: Ein agiles Audit fragt nicht nur: „Ist der Prozess konform?“, sondern vor allem: „Wo schaffen wir den größten strategischen Mehrwert für die Organisation?“.
• Zusammenarbeit mit den Auditierten statt Konfrontation: Die auditierten Bereiche werden zu aktiven Partnern im Verbesserungsprozess. Ein offener Dialog und das gemeinsame Verständnis für Ziele und Herausforderungen ersetzen die klassische Prüfungssituation.
• Reagieren auf Veränderungen statt striktem Festhalten an einem Plan: Ein agiler Auditplan ist ein lebendiges Dokument. Er wird dynamisch angepasst, sobald neue, dringendere Themen für die Organisation relevant werden.

Agiles Auditmanagement verankert diese Prinzipien konsequent im Auditprozess. Es befähigt Sie, durch bewährte Methoden Audits transparenter, flexibler und letztlich wirkungsvoller zu gestalten. So rückt der strategische Mehrwert für die Organisation in den Mittelpunkt, während sich die reine Konformitätsprüfung von einer Hauptaufgabe zu einer selbstverständlichen Grundlage wandelt.

Für die praktische Umsetzung agiler Prinzipien steht ein Baukasten bewährter Methoden zur Verfügung. Diese Werkzeuge sind modular und lassen sich flexibel kombinieren, um den Auditprozess schrittweise an die spezifischen Bedürfnisse der Organisation anzupassen. Der Fokus liegt darauf, einen wertorientierten und flexiblen Prozess zu etablieren, anstatt einem starren, universellen Ansatz zu folgen. Nachfolgend finden Sie einige Methoden, die für Ihre agile Auditpraxis interessant sein könnten:

Als übergeordnetes Prinzip dient Lean Thinking der konsequenten Verschlankung des gesamten Auditprozesses. Es zielt darauf ab, alle Aktivitäten zu identifizieren und zu eliminieren, die keinen Wert für den Auditierten oder die Organisation schaffen (Verschwendung). Dies umfasst beispielsweise überladene Berichte, unnötige Bürokratie oder die Prüfung von Prozessen mit nachweislich geringem Risiko.

Beispiel: Der traditionelle Auditplan sah ein jährliches, zweitägiges Audit des Prozesses "Infrastruktur" (Kap. 7.1.3) vor. Das Team stellt fest, dass dieser Prozess durch automatisierte Überwachungssysteme (z.B. für Serverraum-Temperaturen) extrem stabil und risikoarm ist. Das aufwändige Audit wird durch eine 30-minütige, datenbasierte Prüfung der Systemprotokolle ersetzt. Die eingesparte Zeit wird in ein Audit des risikoreicheren Prozesses "Umgang mit Änderungen an der Entwicklung" (Kap. 8.3.6) investiert.

An die Stelle des starren Jahresplans tritt das Audit Backlog: eine dynamisch priorisierte Liste aller potenziellen Auditthemen. Die Priorisierung erfolgt nicht nach dem Kalender, sondern kontinuierlich anhand des aktuellen Risikos und des strategischen Nutzens für das Unternehmen. So stellen Sie sicher, dass knappe Audit-Ressourcen gezielt dort eingesetzt werden, wo sie den größten Mehrwert generieren.

Beispiel: Ein Konkurrent bringt ein Produkt mit einer neuen, zertifizierten Eigenschaft auf den Markt. Dies stellt eine signifikante Änderung im "Kontext der Organisation" (Kap. 4.1) dar. Anstatt den starren Auditplan zu befolgen, wird das Thema "Audit des Produktentwicklungsprozesses (Kap. 8.3) mit Fokus auf die Umsetzung von Marktanforderungen" sofort an die Spitze des Audit Backlogs gesetzt, um die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern.

Die höchstpriorisierten Themen aus dem Backlog werden in Sprints bearbeitet – kurzen, fokussierten Arbeitszyklen von typischerweise zwei bis vier Wochen mit einem klar definierten Ziel. Dieser iterative Ansatz ermöglicht es, zeitnah greifbare Ergebnisse zu liefern und regelmäßiges Feedback von Stakeholdern einzuholen, anstatt monatelang auf den Abschluss eines umfangreichen Audits zu warten.

Beispiel: Ein wichtiger Kunde hat bei einem Audit eine Hauptabweichung bezüglich der Rückverfolgbarkeit von Chargen (Kap. 8.5.2) festgestellt und eine Frist von 30 Tagen für die Behebung gesetzt. Das Auditteam initiiert sofort einen zweiwöchigen "Rückverfolgbarkeits-Sprint" mit dem Ziel, die Wirksamkeit der Sofortmaßnahmen zu verifizieren und den gesamten Prozess von Wareneingang bis Versand auf Lücken zu prüfen.

Ein Kanban-Board visualisiert den gesamten Arbeitsfluss des Auditteams während eines Sprints und schafft Transparenz über den Status jeder Aufgabe (z. B. „Geplant“, „In Bearbeitung“, „Abgeschlossen“). Diese Visualisierung fördert die Selbstorganisation, deckt Engpässe in Echtzeit auf und ermöglicht eine datengestützte Prozesssteuerung.

Beispiel: Die Karte "Audit: Steuerung nichtkonformer Ergebnisse (Kap. 8.7)" blockiert seit Tagen die Spalte "Durchführung" auf dem Kanban-Board, wodurch das WIP-Limit (Work-in-Progress) erreicht ist. Im Daily wird klar: Der Auditor wartet auf die Auswertung der Ausschuss- und Nacharbeitskosten der letzten sechs Monate, um die Wirksamkeit des Prozesses bewerten zu können. Der visuelle Engpass zwingt das Team, die Beschaffung dieser Kennzahlen zu eskalieren.

Das Daily Stand-up ist ein kurzes, tägliches Meeting (max. 15 Minuten) zur Synchronisation des Auditteams innerhalb eines Sprints. Jeder Teilnehmer beantwortet die Fragen nach dem Fortschritt seit dem letzten Meeting, den geplanten nächsten Schritten und potenziellen Hindernissen. Dies sichert einen schnellen Informationsfluss, fördert die Problemlösung im Team und stärkt die Zusammenarbeit.

Beispiel: Auditor A berichtet: "Ich habe gestern im Produktionsprozess (Kap. 8.5.1) festgestellt, dass ein kritischer Messschieber zur Endkontrolle seit einer Woche überfällig zur Kalibrierung ist." Auditor B ergänzt: "Das ist mein Hindernis! Ich auditiere gerade den Prozess zur Überwachung von Messmitteln (Kap. 7.1.5) und konnte den Verbleib genau dieses Messschiebers nicht klären." Innerhalb von Sekunden wird aus zwei Einzelfeststellungen eine systemische Schwachstelle sichtbar.

Am Ende jedes Sprints steht der Sprint Review. In diesem Meeting präsentiert das Auditteam die gewonnenen Erkenntnisse den relevanten Stakeholdern (z. B. Management, Prozessverantwortliche). Das Ziel ist ein konstruktiver Dialog: Es wird wertvolles Feedback eingeholt, die Relevanz der Ergebnisse diskutiert und die Prioritäten für den nächsten Sprint gemeinsam abgestimmt.

Beispiel: Das Auditteam präsentiert die Feststellung, dass die im Management-Review (Kap. 9.3) definierte Kennzahl "Liefertreue" von Vertrieb und Logistik unterschiedlich berechnet wird, was zu geschönten Berichten führt. Der anwesende Vertriebsleiter bestätigt dies als Problem in der Kundenkommunikation. Gemeinsam wird für den nächsten Sprint das Thema "Audit der Schnittstellenprozesse zur Auftragsabwicklung" hoch priorisiert.

Die Anwendung agiler Prinzipien im Auditmanagement liefert konkrete Vorteile, die den strategischen Beitrag der Auditfunktion deutlich erhöhen:

• Gesteigerte Relevanz: Audits fokussieren sich auf die Themen, die für das Unternehmen aktuell den größten Nutzen versprechen oder das höchste Risiko bergen. Die Audit-Ressourcen werden somit maximal wirksam eingesetzt.
• Beschleunigte Erkenntnisse: Ergebnisse und Verbesserungspotenziale werden in kurzen Zyklen kommuniziert. Dies ermöglicht eine deutlich schnellere Umsetzung von Maßnahmen und verkürzt die Reaktionszeit der Organisation.
• Partnerschaftliche Zusammenarbeit: Der iterative und transparente Ansatz fördert den Dialog und die Akzeptanz bei den auditierten Bereichen. Diese entwickeln sich von passiv Geprüften zu aktiven Partnern im kontinuierlichen Verbesserungsprozess.
• Maximale Anpassungsfähigkeit: Das Auditprogramm kann jederzeit flexibel an neue Gegebenheiten angepasst werden, seien es interne Organisationsänderungen, neue Marktanforderungen oder akute Risiken.
• Optimierung der eigenen Auditprozesse: Durch regelmäßige Retrospektiven nach jedem Sprint wird der Auditprozess selbst permanent optimiert. Dies etabliert einen gelebten PDCA-Zyklus für die Auditfunktion und steigert deren Effizienz nachhaltig.

Die Umstellung auf agiles Auditieren ist ein Transformationsprozess, der typische Herausforderungen mit sich bringt. Diese sind jedoch keine unüberwindbaren Hindernisse, sondern produktive Spannungsfelder, für die es bewährte Lösungsansätze gibt.

• Spannungsfeld Normkonformität vs. Flexibilität: Eine häufige Sorge betrifft die Vereinbarkeit mit der ISO 19011. Die Norm fordert einen Auditplan, definiert jedoch nicht dessen starre, jährliche Ausgestaltung. Die Lösung liegt darin, den iterativen Prozess so zu gestalten, dass er stets transparent, nachvollziehbar und lückenlos dokumentiert ist. So wird die normative Anforderung vollumfänglich erfüllt.
• Spannungsfeld Objektivität vs. Kooperation: Agile Methoden fördern eine partnerschaftliche Zusammenarbeit. Dies birgt die Gefahr, dass die notwendige professionelle Distanz des Auditors aufgeweicht wird. Hier ist ein klares Rollenverständnis entscheidend: Das Auditteam muss bewusst zwischen der Rolle des kooperativen Beraters und der des objektiven Prüfers agieren können, um die Integrität des Audits zu wahren.
• Spannungsfeld Planungssicherheit vs. Dynamik: Die Abkehr von langfristigen Jahresplänen kann bei Stakeholdern, die auf Planungssicherheit angewiesen sind, zunächst für Unsicherheit sorgen. Langfristig führt die dynamische Priorisierung jedoch zu einer effizienteren Ressourcennutzung. Aktives Erwartungsmanagement und transparente Kommunikation über die Prioritäten im Audit Backlog sind hier der Schlüssel zum Erfolg.
• Kultureller Wandel: Agilität erfordert ein Umdenken bei allen Beteiligten – weg von Kontrolle, hin zu Vertrauen und Transparenz. Dies ist oft die größte Hürde und bedarf eines aktiven Change Managements, das die Vorteile für alle Seiten klar kommuniziert und ein gemeinsames Verständnis für die neue Arbeitsweise schafft.
• Gefahr des „Agile-Theaters“: Werden agile Methoden nur oberflächlich eingeführt (z. B. bunte Zettel am Board), ohne das dahinterliegende Mindset zu verinnerlichen, verpufft die Wirkung. Entscheidend für den Erfolg ist, die agilen Prinzipien zu verstehen und im Team konsequent zu leben.

Die Umstellung auf agiles Auditieren gelingt am besten mit einem strukturierten Vorgehen. Die folgenden praxiserprobten Schritte helfen Ihnen, die Transformation erfolgreich zu gestalten und typische Fallstricke zu vermeiden:

1. Unterstützung des Managements sichern: Dies ist der entscheidende erste Schritt. Kommunizieren Sie klar den strategischen Nutzen – wie gesteigerte Relevanz und schnellere Reaktionsfähigkeit –, um die notwendige Rückendeckung und die erforderlichen Ressourcen für den Wandel zu erhalten.
2. Mit einem Pilotprojekt starten: Wählen Sie ein einzelnes internes Audit oder einen klar abgegrenzten Prozess als Pilotprojekt aus. Dies ermöglicht es Ihnen, Erfahrungen in einem geschützten Rahmen zu sammeln, schnelle Erfolge (sog. „Quick Wins“) zu erzielen und das Konzept intern zu validieren, bevor Sie es breit ausrollen.
3. Klare Rollen und Verantwortlichkeiten definieren: Klären Sie von Beginn an, wer im agilen Prozess welche Rolle übernimmt. Wer ist beispielsweise als „Product Owner“ für die Priorisierung des Audit Backlogs verantwortlich? Wer agiert als „Scrum Master“ und moderiert die Prozesse? Eine klare Rollenverteilung schafft Verbindlichkeit und hilft, das Spannungsfeld zwischen Kooperation und Prüferdistanz zu managen.
4. Gezielt Kompetenzen aufbauen: Stellen Sie sicher, dass Ihr Auditteam die agilen Prinzipien und Methoden nicht nur kennt, sondern auch anwenden kann. Investieren Sie in gezielte Schulungen oder Coaching, insbesondere in den Bereichen Moderation, Feedback-Kultur und iterative Planung.
5. Eine Kultur des Lernens etablieren: Der Kern von Agilität ist die kontinuierliche Verbesserung. Führen Sie nach jedem Sprint konsequent Retrospektiven durch. In diesen Meetings reflektiert das Team nicht den auditierten Prozess, sondern die eigene Arbeitsweise: Was lief gut? Wo gibt es Hindernisse? Was verbessern wir im nächsten Sprint? So wird der Auditprozess selbst zum lernenden System.

Agiles Auditieren ist keine Revolution, die Bewährtes verwirft. Es ist die konsequente Evolution des Auditmanagements, die es befähigt, in der VUKA-Welt einen echten strategischen Beitrag zu leisten. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, die produktiven Spannungsfelder zwischen normativer Stabilität und agiler Flexibilität, zwischen professioneller Distanz und partnerschaftlicher Kooperation bewusst zu managen.

Gelingt diese Balance, verwandeln sich interne Audits von einer reinen Kontrollfunktion in einen dynamischen Motor für die Organisation: Sie werden zu einem wertvollen Werkzeug für die kontinuierliche Verbesserung, das proaktive Risikomanagement und die Steigerung der unternehmerischen Resilienz.

Die Zukunft des Audits liegt nicht in der Entscheidung zwischen Stabilität oder Agilität, sondern in ihrer intelligenten Synthese.

Dieser Beitrag hat Ihnen die strategischen Vorteile des agilen Auditierens aufgezeigt. Doch wie gelingt die erfolgreiche Umsetzung in der Praxis? Unsere Weiterbildungen sind darauf ausgelegt, Sie von der Theorie in die konkrete Anwendung zu führen.

Wählen Sie den passenden Schwerpunkt für Ihre beruflichen Ziele:

QM-Fachkonferenz: Praxisforum Qualität: Hören Sie auf der Konferenz am 04.12.2025 in Köln den Vortrag „Agile Methoden erfolgreich in Audits einbinden - Sprint, Scrum und Kaizen im Auditprozess“. Prof. Dr. Kirstin Börchers, Geschäftsführerin von  QM BÖRCHERS CONSULTING + liefert praxisnahe Einblicke, wie Sie mit der agilen Toolbox ein Ideenfeuerwerk zünden und schnelle, innovative Entwicklungsprozesse für Ihr QM etablieren. Mehr erfahren und anmelden

Seminar: Agiles Qualitätsmanagement: Erweitern Sie Ihren Blick und erfahren Sie, wie Sie agile Prinzipien auf das gesamte Managementsystem übertragen. Gestalten Sie Ihre QM-Prozesse flexibler, reaktionsschneller und steigern Sie so den Wertbeitrag für die gesamte Organisation. Mehr erfahren und anmelden

Ausbildung und Zertifizierung: SCRUM Master & Product Owner (nach scrum.org): Sie möchten eine weltweit anerkannte Qualifikation erwerben? In diesem Kompaktseminar erlernen Sie das offizielle Scrum-Framework und bereiten sich gezielt auf Ihre Rolle als Scrum Master und Product Owner vor. Mehr erfahren und anmelden